En el presente artículo se dará a conocer la tecnología OCR y se hablará de la gran ventaja que supone para la contabilidad. Hasta hace pocos años, las empresas tenían la tediosa tarea de coleccionar las facturas y tiques, además de contabilizar manualmente cada gasto. La digitalización documental ha supuesto un ahorro de tiempo y una organización más eficiente.

¿En qué consiste digitalizar archivos mediante OCR?

Su funcionamiento es muy sencillo. Se trata de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres. Son aplicaciones inteligentes capaces de reconocer letras, palabras, números, símbolos, etc., en documentos a través de la cámara del móvil. Esto permite acciones tan innovadoras como la traducción y transcripción de textos en tiempo real y, en el tema que ocupa, la transcripción y contabilidad de cantidades.

Mediante un simple procedimiento de escaneado, la tecnología de reconocimiento óptico puede digitalizar archivos de varios tipos rápidamente. Es incluso capaz de examinar, localizar y reconocer caracteres tanto impresos como escritos a mano. Convierte estos textos en datos fácilmente editables en programas de texto o cálculo como Word o Excel.

Una tarea que llevaría horas completar si se opta por el método tradicional de transcribir los documentos manualmente, ahora se realiza en pocos minutos con OCR.

Utilidades de la digitalización documental mediante este método

Esta tecnología permite traducir palabras, incluso ubicadas en una imagen, a otro idioma. Sirve para almacenar electrónicamente toda clase de archivos (facturas, recibos, cheques bancarios, proyectos, contratos, nóminas, etc.), ahorrando una cantidad considerable de espacio físico. Su capacidad de escaneo no solo se reduce a los documentos físicos de texto, sino que también pueden digitalizarse archivos PDF o fotografías, entre otros.

Entre otras funciones, permite hacer búsquedas concretas de palabras para encontrar partes de texto con rapidez y facilitar el manejo de los datos. Algunas aplicaciones incorporan la función de dictado por voz del documento (que es ideal para personas con deficiencias visuales).

Las ventajas de la digitalización documental para contabilizar gastos

La herramienta de reconocimiento óptico de caracteres es ideal para gestionar gastos como, por ejemplo, los de viajes. Cada vez que se obtiene el tique o factura de una comida en restaurante, aparcamiento, combustible, billete de tren, material de trabajo, etc., tan solo hay que dejar que la aplicación lo escanee y almacene los datos. Ciertos softwares son tan avanzados que reconocen automáticamente campos como fechas, proveedores, ciudades, IVA…

La tecnología supone la forma más sencilla de llevar un libro registro de gastos. Todo el proceso de obtención y almacenamiento de datos es mucho más automatizado y sencillo.

¿Es fiable digitalizar los documentos?

Sí. La tecnología de reconocimiento es altamente eficiente e incluso reduce los errores humanos. Garantiza llevar las cuentas de la contabilidad con más precisión. Se puede optar por esta tecnología con total seguridad y disfrutar del ahorro en tiempo, esfuerzo y en espacio de almacenamiento que proporciona.

Es totalmente recomendable buscar un proveedor especializado de OCR para ayudar a un negocio a llevar sus gastos, incluyendo los de viajes. Esta tecnología, junto combinada con nuestros profesionales es la clave de la eficiencia de 60dias en la digitalización de los tiques para la recuperación del IVA y su archivo digital.

 

Imagen cortesía de PublicDomainPictures en Pixabay.